Wer auf einer Messe als Aussteller präsent ist oder Veranstaltungen für Kunden und solche, die es noch werden sollen, organisiert, der hat ein klares Ziel: Kunden zu binden, Interessenten zu begeistern und vor allem: Leads zu sammeln! Kosten und Mühen werden dabei natürlich keine gescheut. Schließlich geht es um die Gewinnung neuer Kunden – dem lead nurturing und dem lead management. Doch häufig verpuffen die Investitionen, ohne den erhofften Erfolg zu bringen. Unser Tipp daher an alle, die das Optimale aus Messen und Veranstaltungen herausholen wollen: Binden Sie diese Events konsequent in Ihren Online Dialog ein - gerne helfen wir Ihnen mit unseren Erfahrungen aus jahrelangem E-Mail Marketing Service. Richtig gemacht werden Sie schnell belohnt: mit mehr Leads. Wie’s richtig geht, verraten wir Ihnen hier:
Ihre Einladung
Starten Sie den Prozess zur optimalen Begleitung Ihres Events rechtzeitig – ungefähr zwei Monate – vor dem Messe- bzw. Veranstaltungstermin durch Online Dialog-Maßnahmen. Verschicken Sie dazu zum Auftakt einer Einladungs-kampagne eine persönliche Einladungsmail an alle von Ihnen zuvor sorgfältig identifizierten Kunden, Interessenten und potenziellen Leads. Diese haben so ausreichend Zeit, den Termin rechtzeitig einzuplanen. Und Sie haben zudem genügend zeitlichen Spielraum zur Realisierung der gesamten Einladungskampagne.
Das Einladungsmailing enthält neben einer persönlichen Einladung und den ersten Basisinformationen zum Anlass der Einladung (Messe bzw. Veranstaltung) auch erste Mehrwerte. Dabei kann es sich etwa um eine iCal-Datei zum sofortigen Speichern des Termins im Kalender des Empfängers der Einladung handeln. Der Vorteil dieser Save the Date-Funktion: Ein auf diese Weise in den Kalender des Empfängers Ihrer Einladung eingetragener Termin kann nicht mehr von einer anderen Person, etwa seiner Sekretärin, überschrieben werden. Darüber hinaus können Sie hier bereits eventuelle Freikarten oder Vergünstigungen (ermäßigter Kongressbesuch etc.) kommunizieren. Eine Möglichkeit zur direkten Terminvereinbarung mit Ihnen auf der Messe und die anschließende automatische Terminbestätigung durch Sie ergänzen die Mehrwerte der Einladungsmail perfekt.
Empfänger, die Ihr Einladungsmailing öffnen und ihre Teilnahme zusagen, nehmen danach an einer automatisierten Servicekampagne statt. Die Mails dieser Servicekampagne werden in regelmäßigen Abständen vor dem Event verschickt. Sie können Informationen zu Standnummer, Anfahrt und Übernachtungsmöglichkeiten enthalten. Eventuell versenden Sie das Programm mit einem besonderen Hinweis auf Beiträge, die Sie zur Messe oder zum Kongress beisteuern wie etwa Vorträge, Workshops etc. Das Ende der Einladungskampagne bildet ein Reminder via E-Mail oder SMS, der alle angemeldeten Teilnehmer einen Tag vor dem anstehenden Termin an diesen erinnert.
Nichtöffner des Einladungsmailings werden eine Woche nach deren Versand nochmals mit einer identischen Mail mit einem anderen Betreff angeschrieben und eingeladen. Wer nun öffnet und sich anmeldet, wird in die Servicekampagne aufgenommen. Wer erneut nicht öffnet, wird nochmals mit einer Textmail angeschrieben und ein letztes Mal eingeladen. Öffner des zweiten Einladungsmailings, die nicht geklickt haben, werden ebenfalls nach einer Woche mit einer Sondermail angeschrieben. In ihr kann ein Gewinnspiel einen konkreten Anreiz bieten, sich doch noch zur Messe oder Veranstaltung anzumelden.
Auf der Veranstaltung
Auch auf der Messe oder während Ihrer Veranstaltung können Sie Online Dialog-Medien zu Ihrem Vorteil einsetzen. Wir nutzen dazu von uns selbst konzipierte elektronische Leadbögen auf dem iPad. Sie sind auf Messen das perfekte Werkzeug zur multimedialen Information der Besucher an Ihrem Stand und gleichzeitigen Erfassung neuer Leads.
Ein wertvolles Feature unseres elektronischen Leadbogens: Umständliche und zeitraubende Eingaben von Hand entfallen völlig. Alle Kontaktdaten eines angemeldeten Leads sind bereits automatisch im System verfügbar und können von beratenden Mitarbeitern bei Bedarf direkt auf seinem iPad abgerufen werden.
Unangemeldete Besucher sind ebenfalls leicht zu bedienen. In diesem Fall genügt es, die Visitenkarte des Besuchers mit der im iPad integrierten Kamera zu fotografieren. Die Fotodatei steht sofort zur Verknüpfung mit dem Lead bereit, verlorene oder nicht mehr zuzuordnende Kontaktdaten sind damit passe. Alternativ können Besucher ihre Daten auch mittels der Applikation Bump auf das iPad übertragen. Aber auch wichtige Funktionen wie der Versand von Produktinformationen, die Priorisierung neuer Leads, die Aufnahme des Besuchers in einen Newsletterverteiler bzw. seine Behandlung im Rahmen einer Nachfasskampagne lassen sich über festgelegte Funktionstasten schnell und einfach steuern – Sie haben also eine Vielzahl an Möglichkeiten Ihr Leadmanagement aufzupäppeln.
Alle mithilfe des elektronischen Leadbogens erfassten Leads inklusive wichtiger Zusatzinformationen und der an sie via E-Mail noch auf der Messe verschickten Informationen werden in Echtzeit in einem zentralen System erfasst – und stehen somit sofort für Nachfass-Kampagnen zur Verfügung. Auf diese Weise sparen Sie wertvolle Zeit und Arbeit und können Leads unmittelbar nach einem Event weiter betreuen.
Optional zu den bereits genannten Features unseres elektronischen Leadbogens kann eine sogenannte „Taxifunktion“ realisiert werden: Trifft ein angemeldeter Besucher an Ihrem Stand ein, so benachrichtigt eine Ihrer Mitarbeiterinnen oder einer Ihrer Mitarbeiter am Empfang via iPad den zuständigen Vertriebsmitarbeiter von der Ankunft seines Termins. Dieser empfängt auf seinem iPad einen Alarm und kann nun den frisch eingetroffenen Besucher persönlich am Standeingang abholen. Besucher, die spontan und ohne Termin bei Ihnen erscheinen, können ebenfalls auf dem iPad angemeldet werden. Ein entsprechender Alarm geht dann an alle Vertriebsmitarbeiter. Diese können diesen Termin entsprechend ihrer freien Kapazität übernehmen oder – sollten Sie nicht sofort verfügbar sein – eine Zeit festlegen, zu der Sie für den neuen Besucher zur Verfügung stehen.
Nutzen Sie auch andere Online Dialog Instrumente zur Erweiterung Ihrer E-Mail Kampagne wie z. B. Ihre Facebook-Fanseite und Ihren Twitter-Account, um Ihre Freunde und Follower auf dem Laufenden zu halten. Und eventuell den ein oder anderen Unentschlossenen noch zu einem Besuch an Ihrem Stand oder auf Ihrer Veranstaltung zu motivieren. Dazu eignen sich regelmäßige Postings und Tweeds rund um das Geschehen vor Ort – natürlich gerne auch aufgewertet mit Fotos. Aber Vorsicht: Auch wenn sich Postings gerade in Facebook schnell realisieren lassen, übertreiben Sie damit nicht. Definieren Sie außerdem Ihren Messestand als Ort. Auf diese Weise können die Besucher Ihres Standes bei Ihnen einchecken und eine entsprechende Meldung erscheint auf deren Facebook-Pinnwand. Dies wiederum könnte weitere Kontakte Ihres Besuchers zu einem Besuch an Ihrem Stand motivieren.
Die Nachbereitung
Unmittelbar nach einer Messe sollten alle erfassten Besucher ein Mailing erhalten, in dem Sie sich für den Besuch bei Ihnen bedanken. Wer dazu unseren elektronischen Leadbogen nutzt, genießt einen wertvollen Vorsprung: Denn bereits beim Verlassen Ihres Standes ist eine hochpersonalisierte E-Mail an Ihre neuen Leads unterwegs. Und die enthält alle weiterführenden Informationen, die sich Ihr Messebesucher gerade noch von Ihrem Mitarbeiter gewünscht hat. Der Ideale Absender dieses Mailings ist daher übrigens auch der Kundenberater oder Mitarbeiter, mit dem Ihr Lead gesprochen hat. Außerdem sollten Sie bei Ihrem Lead Management darauf achten, dass Leads entsprechend ihrer Priorisierung unterschiedlich angesprochen werden. Sie entlasten so Ihren Vertrieb, ohne neu gewonnene Leads zu enttäuschen. Gerade Leads der Priorität 2 können so effektiv bedient werden.
In dieser ersten Nachfassmail können Sie die Empfänger – sofern dies nicht auf der Messe geschehen ist – nochmals zum Abonnement Ihres Newsletters animieren, um so die Tür zu einem dauerhaften Dialog zu öffnen. Dazu eignet sich am besten eine mehrstufige Begrüßungskampagne. Auch eine Umfrage kann Teil Ihrer Nachbereitung sein. Fragen Sie die Empfänger etwa nach ihrer Zufriedenheit mit der besuchten Veranstaltung oder mit der Beratung auf der Messe. Und die Nichtöffner der Dankesmail? Denen schicken Sie nach ca. einer Woche die identische Mail nochmals zu, allerdings mit einem neuen Betreff.